El tratamiento de datos personales es una parte habitual en la gestión diaria de una Comunidad de Propietarios, ya que manejan datos sensibles que deben protegerse adecuadamente. Las Comunidades de Propietarios, aunque no tengan personalidad jurídica como tal, sí tienen la obligación legal de cumplir con esta normativa, porque manejan datos de carácter personal.
Aunque a menudo pasa desapercibido, el tratamiento de datos personales es una parte habitual en la gestión diaria de una Comunidad de Propietarios. Desde los nombres y teléfonos de los propietarios, hasta la gestión de morosos, actas o cámaras de videovigilancia, las Comunidades de Propietarios manejan datos sensibles que deben protegerse adecuadamente.
La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), junto con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, establece obligaciones muy claras en este sentido. Las Comunidades de Propietarios, aunque no tengan personalidad jurídica como tal, sí tienen la obligación legal de cumplir con esta normativa, porque manejan datos de carácter personal.
Cumplir con estas leyes no solo evita sanciones, que pueden alcanzar miles de euros incluso para comunidades pequeñas, sino que también genera un entorno de respeto, confianza y buena gestión entre los vecinos.
Consejos para que las Comunidades de Propietarios cumplan adecuadamente con la Ley de Protección de Datos
Pasos más importantes que una Comunidad de Propietarios debe seguir para cumplir con la LOPDGDD y el RGPD:
Designar un responsable del tratamiento
En la mayoría de los casos, este papel lo asume el Presidente de la Comunidad o el Administrador de Fincas. Es la persona que debe velar porque se cumpla la normativa en todo lo relativo a los datos personales.
Informar adecuadamente a los propietarios
Cada vez que se recojan datos personales, por ejemplo, en actas, convocatorias o formularios, debe incluirse una cláusula informativa que explique para qué se van a usar los datos, quién los tratará y cuáles son los derechos del propietario sobre ellos.
Regular la relación con terceros
Si la comunidad contrata a un Administrador de Fincas, empresa de mantenimiento, portero automático con acceso remoto o videovigilancia, es obligatorio firmar un contrato de encargo del tratamiento con esas empresas. Ese documento regula cómo deben tratar los datos y las garantías que ofrecen.
Llevar un registro de actividades de tratamiento
Aunque no es obligatorio para todas las Comunidades de Propietarios, es muy recomendable. Es un documento interno donde se detallan los tipos de datos que se tratan, con qué finalidad, durante cuánto tiempo, y quién tiene acceso a ellos.
Proteger la información y controlar su acceso
Las actas de reuniones, los datos de morosos o cualquier tipo de información personal no deben exponerse en tablones o zonas comunes. La información debe circular de manera individual y segura, especialmente si se usa el correo electrónico.
Instalar sistemas de videovigilancia conforme a la ley
Si la Comunidad de Propietarios tiene cámaras, deben instalarse únicamente en zonas comunes, con carteles informativos visibles. Las grabaciones deben estar protegidas y solo pueden acceder a ellas las personas autorizadas.
Errores comunes en las Comunidades de Propietarios ante la Ley de Protección de datos que pueden suponer una sanción
Muchas comunidades, por desconocimiento, cometen errores que suponen infracciones legales. Algunos de los más frecuentes son:
Publicar listas de morosos en el ascensor o el portal, a la vista de cualquiera.
Enviar actas o comunicaciones a través de WhatsApp o correo electrónico sin ocultar los datos de contacto de los vecinos.
Instalar cámaras que graben la vía pública o interiores de viviendas, lo cual está completamente prohibido.
No contar con contratos adecuados con los proveedores de servicios que acceden a datos personales.
Permitir que cualquier propietario tenga acceso a documentación con información confidencial, como facturas, datos bancarios o deudas de otros propietarios.
Estos errores pueden parecer pequeños, pero la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha impuesto sanciones incluso a comunidades pequeñas por estas infracciones.
Buenas prácticas para una Comunidad de Propietarios segura y conforme a la Ley de Protección de datos
Informar siempre que se traten datos personales.
Proteger los datos sensibles y limitarlos a quienes los necesiten.
Usar medios seguros de comunicación (evitar grupos de WhatsApp masivos para temas comunitarios).
Formar o informar al presidente y al administrador sobre sus obligaciones legales.
Contar con el asesoramiento de un profesional o empresa especializada en protección de datos.
Cumplir con la normativa de protección de datos no es opcional, independientemente de su tamaño. Basta con seguir unos pocos pasos y actuar con sentido común para evitar problemas legales, proteger la privacidad de todos los propietarios y fomentar una convivencia basada en el respeto.
